Formalisme et asynchronicité de l'email

Le Monde a-t-il besoin d'un nouveau client email ? Spontanément, on écrirait non ! Outlook, gmail, mail suffisent, le job est fait, la place est prise. Inutile de revenir sur le balcon.

Mais peut-on vraiment le penser ? Pourquoi se contenter des fonctionnalités actuelles des apps d'emails ? Pourquoi se laisser envahir et tomber dans l'improductivité ?

Cette question est critique, surtout à l'heure actuelle. L'envahissement est là, la souffrance issue de la sensation infinie que sa boite email ne se videra jamais est là aussi.

C'est comme si nos parents avaient en permanence leurs boites aux lettres remplies à toute heure de la journée et de la nuit. Ils seraient toujours en train de descendre les escaliers pour la vider et courir à la boite aux lettres pour répondre, en tenue de jour comme en pyjama. Des facteurs incessants délivreraient des recommandés rouges, déposeraient des newletters illisibles et des courriers formels. Il faudrait alors répondre immédiatement de la même façon. Un cauchemar qui les auraient épuisés. Et pourtant, c'est bien celui que l'on vit aujourd'hui.

Il faut bien comprendre deux choses et peu de gens les ont intégrées.

La première est que l'email est un mode de communication formel. C’est une forme de communication officielle des organisations. Il faut faire attention ! Les emails sont archivés et conservés, ils sont des preuves potentielles, ils peuvent véhiculer des recommandations, des instructions, des procédures.

Il est dangereux, impropre et critiquable d'utiliser l'email pour de la communication informelle. Pour cela, d'autres outils sont plus appropriés : le sms, le dm sur twtr, slack. C'est important ! Si vous envoyez des emails peu formalisés au sein d'une organisation, vous serez vite critiqué comme étant non structuré.

La seconde est que l'email est un outil asynchrone. Et cela, tout le monde l'a oublié ! L'email ne nécessite pas une réponse immédiate. Il faut arrêter l'hyperinflation des réponses rapides et non construites, qui deviennent donc informelles alors qu'elle mériteraient d'être formalisées. Il faut arrêter l'instantanéité.

Des alternatives prometteuses émergent : le paywall  ou la priorisation ! Prions qu'elles réussissent ! Pour la santé mentale de notre époque.

Post publié sur Medium.

10 astuces pour gérer ses mails

Le dernier grand magazine économique français, Challenges, publie un article sur les 10 astuces pour gérer ses mails au quotidien… et pendant ses congés qui me fait réagir sur ce sujet qui m'est cher.

1. Qui a réellement besoin de mon message ? 

Je pense que Challenges oublie qu'on est en France, dans le pays des parapluies de Cherbourg. Jamais, l'email n'est pensé comme cela dans nos vieilles organisations françaises. Il s'agit plutôt de se protéger quand on envoit un email, tout le monde se moque de savoir si le destinataire a vraiment besoin du message, peu importe même. Que cela doive changer, c'est sûr, et on peut rejoindre le magazine sur ce point, mais la réalité est assez lointaine de ce qui reste un simple voeu pieux.

2. Quel est le délai maximal pour répondre ? 

Cette question est assez hallucinante. Personne ne se la pose en France. Je pense qu'il y a mécaniquement une interaction hiérarchique en dessous. Il faut répondre vite aux patrons, par exemple. La règle des 48 heures me paraît hasardeuse notamment en cas de pièces jointes. En général, les emails avec délais contiennent des dossier piégeux en leur sein. Il faut faire gaffe, il faut tout lire, comme les contrats d'assurance.

3. Comment valoriser ce qui est important et/ou urgent ? 

Les outils de messagerie manquent d'options et de finesse à ce niveau. Ce n'est pas juste le drapeau rouge dont nous avons besoin mais de plus de nuances de couleurs et de priorités. L'émetteur est responsable de cette priorisation. Et c'est parfois le problème. Certains gugusses envoient tous leurs emails en rouge. Il faudrait distinguer une priorité pour l'émetteur de celle pour le destinataire, qui serait calculée selon des règles d'origine et de sémantique. Concept à développer.

4. Quand et comment mettre fin à un échange ? 

L'émail est nécessairement malpoli. Il peut vexer notamment en cas de fin rapide et sèche. Il faut faire très attention. Je conseille souvent d'appeler au téléphone au lieu d'envoyer un email. Parfois des discussions se terminent dans le vide, ce n'est pas conclusif.

5. Comment gérer le flux au quotidien? 

Je n'ai jamais vu cette arrivée par le bas, je ne vois autour de moi des arrivées des nouveaux emails que par le haut. C'est étrange ce passage. Sur la distraction, c'est clair, mais ce n'est pas l'email qui est en jeu mais plutôt les smartphones et les réseaux sociaux. C'est un point de perte d'attention important. Le phénomène est général pour les adultes et les enfants.

Ranger ses emails, en revanche, est un très mauvais conseil. Cela ne sert à rien et c'est une perte de temps qui peut de plus vous provoquer une souris elbow.

6. Comment ranger ses mails? 

Le Rangement par sous dossier est une vaste erreur homothétique. Il ne faut pas le recommander. Aucun email ne peut être mono dossier de nos jours. Les emails sont multidensionnels : axe client, axe projet, axe temps, axe thème, axe urgence.

Le bon conseil est d'utiliser les tags en boite de réception puis un rangement final au bout de x mois si nécessaire dans un dossier prévalent. Mais en général on supprime avant.

7. Comment ne pas se laisser envahir? 

La question est dépassée, le problème est là depuis longtemps. Il faut peut être bloquer mais surtout supprimer, supprimer. Il faut aussi s'habituer avec l'idée que l'on vit avec des milliers d'emails non ouverts. Il n'est pas humain de tout pouvoir ouvrir. C'est logique. Il va être difficile de lutter quand on voit l'ampleur des équipements en CRM des entreprises. Cela va être du waterbombing et donc un phénomène croissant.

8. Comment les signer ? 

Rester sobre, le magazine a raison.

 9. Que faire des mails personnels? 

Pas facile, il y a des aspects légaux et juridiques. Il y a beau avoir la mention "Personnel" dans l'intitulé d'un email, je ne suis pas sûr qu'il soit protégé. Ce sujet mériterait un approfondissement juridique.

10. Et pendant mes congés, je fais quoi?

C'est la menace du Burn Out qui incite à indiquer une super réponse automatique OOO et à ne rien consulter pour son bien être. Grande prudence. La déconnection est nécessaire.

Il reste bien d'autres questions.
L'email est-il vraiment un progrès ? Après l'email, quels seront les outils ? Peut-on remplacer par du chat ? Comment fusionner l'email et tous les autres flux ? .....

Charte universelle des droits de l'homme face au déluge des emails

Etant donné que certains secteurs économiques et leurs salariés sont noyés sous un déluge de courriels, il est temps de réagir et de publier une charte internationale des droits numériques de l'homme et de la femme. Inspirée des travaux de l'éminence des réseaux.

Ceci afin d'éviter des solutions trop violentes comme celles d'interdire les emails ou d'arrêter d'y répondre.

1. Arrêter les newsletters

2. Subventionner fortement la recherche en antispams.

3. Evaluer le comportement des expéditeurs et la qualité de leurs actions. Effectuer des rankings.

4. Demander un nommage des titres beaucoup plus explicites en imposant des vocabulaires et des zones d'objet beaucoup plus claires.

5. Supprimer un thread de discussion dès lors que l'on n'y participe plus depuis x emails.

6. Imposer un résumé en début d'email.

7. Créer des typologies plus fortes dans les outils d'expédition d'emails.

8. Imposer le tag d'un email dès son expédition.

9. Créer un délit d'email harassment au sens harcèlement par courriel interposé.

10. Créer des hiérarchies plus fortes et plus opérationnelles dans les listes d'emails.

11. Former le management au fait que moins on fait des emails, meilleur on est.

12. Développer les alternatives comme les chats instantanés.

Email Burn Out

Je crois savoir qu'il est dorénavant impossible de mesurer la taille du www, il semble aussi que les flux de messages soient maintenant d'une dimension inconcevable.

Si je crois bien me souvenir, la plupart des emails sont des spams de machines, le solde est l'expression de spams humains.

Ces spams humains nous engorgent totalement. Les plus connectés ont abandonné comme le patron de la R and D du New York Times, d'autres essayent de réagir comme le Groupe ATOS.

Mais n'est-il pas trop tard ?

Pour la première fois, peut être, la technologie ne fera pas augmenter la productivité individuelle et collective. L'email devient un fléau. Une conception du boulot se répand comme étant celle ne consistant qu'à répondre à ses emails et en envoyer d'autres. C'est absolument affreux.

Je pense que c'est une cause potentielle de Burn Out, d'inefficacité, de déshumanisation. Je prend pour exemple les newsletters, les alertes de rapports informatiques, les emails de phishing, tout ceci devient une pollution visuelle et intellectuelle complètement folle.

Il est temps de réagir en créant un mouvement anti-email. Le no email day serait une bonne initiative ou le no answer email day ou le OOO day aussi. Réagissons !