10 astuces pour gérer ses mails

Le dernier grand magazine économique français, Challenges, publie un article sur les 10 astuces pour gérer ses mails au quotidien… et pendant ses congés qui me fait réagir sur ce sujet qui m'est cher.

1. Qui a réellement besoin de mon message ? 

Je pense que Challenges oublie qu'on est en France, dans le pays des parapluies de Cherbourg. Jamais, l'email n'est pensé comme cela dans nos vieilles organisations françaises. Il s'agit plutôt de se protéger quand on envoit un email, tout le monde se moque de savoir si le destinataire a vraiment besoin du message, peu importe même. Que cela doive changer, c'est sûr, et on peut rejoindre le magazine sur ce point, mais la réalité est assez lointaine de ce qui reste un simple voeu pieux.

2. Quel est le délai maximal pour répondre ? 

Cette question est assez hallucinante. Personne ne se la pose en France. Je pense qu'il y a mécaniquement une interaction hiérarchique en dessous. Il faut répondre vite aux patrons, par exemple. La règle des 48 heures me paraît hasardeuse notamment en cas de pièces jointes. En général, les emails avec délais contiennent des dossier piégeux en leur sein. Il faut faire gaffe, il faut tout lire, comme les contrats d'assurance.

3. Comment valoriser ce qui est important et/ou urgent ? 

Les outils de messagerie manquent d'options et de finesse à ce niveau. Ce n'est pas juste le drapeau rouge dont nous avons besoin mais de plus de nuances de couleurs et de priorités. L'émetteur est responsable de cette priorisation. Et c'est parfois le problème. Certains gugusses envoient tous leurs emails en rouge. Il faudrait distinguer une priorité pour l'émetteur de celle pour le destinataire, qui serait calculée selon des règles d'origine et de sémantique. Concept à développer.

4. Quand et comment mettre fin à un échange ? 

L'émail est nécessairement malpoli. Il peut vexer notamment en cas de fin rapide et sèche. Il faut faire très attention. Je conseille souvent d'appeler au téléphone au lieu d'envoyer un email. Parfois des discussions se terminent dans le vide, ce n'est pas conclusif.

5. Comment gérer le flux au quotidien? 

Je n'ai jamais vu cette arrivée par le bas, je ne vois autour de moi des arrivées des nouveaux emails que par le haut. C'est étrange ce passage. Sur la distraction, c'est clair, mais ce n'est pas l'email qui est en jeu mais plutôt les smartphones et les réseaux sociaux. C'est un point de perte d'attention important. Le phénomène est général pour les adultes et les enfants.

Ranger ses emails, en revanche, est un très mauvais conseil. Cela ne sert à rien et c'est une perte de temps qui peut de plus vous provoquer une souris elbow.

6. Comment ranger ses mails? 

Le Rangement par sous dossier est une vaste erreur homothétique. Il ne faut pas le recommander. Aucun email ne peut être mono dossier de nos jours. Les emails sont multidensionnels : axe client, axe projet, axe temps, axe thème, axe urgence.

Le bon conseil est d'utiliser les tags en boite de réception puis un rangement final au bout de x mois si nécessaire dans un dossier prévalent. Mais en général on supprime avant.

7. Comment ne pas se laisser envahir? 

La question est dépassée, le problème est là depuis longtemps. Il faut peut être bloquer mais surtout supprimer, supprimer. Il faut aussi s'habituer avec l'idée que l'on vit avec des milliers d'emails non ouverts. Il n'est pas humain de tout pouvoir ouvrir. C'est logique. Il va être difficile de lutter quand on voit l'ampleur des équipements en CRM des entreprises. Cela va être du waterbombing et donc un phénomène croissant.

8. Comment les signer ? 

Rester sobre, le magazine a raison.

 9. Que faire des mails personnels? 

Pas facile, il y a des aspects légaux et juridiques. Il y a beau avoir la mention "Personnel" dans l'intitulé d'un email, je ne suis pas sûr qu'il soit protégé. Ce sujet mériterait un approfondissement juridique.

10. Et pendant mes congés, je fais quoi?

C'est la menace du Burn Out qui incite à indiquer une super réponse automatique OOO et à ne rien consulter pour son bien être. Grande prudence. La déconnection est nécessaire.

Il reste bien d'autres questions.
L'email est-il vraiment un progrès ? Après l'email, quels seront les outils ? Peut-on remplacer par du chat ? Comment fusionner l'email et tous les autres flux ? .....