vendredi 4 septembre 2015

Formalisme et asynchronicité de l'email

Le Monde a-t-il besoin d'un nouveau client email ? Spontanément, on écrirait non ! Outlook, gmail, mail suffisent, le job est fait, la place est prise. Inutile de revenir sur le balcon.

Mais peut-on vraiment le penser ? Pourquoi se contenter des fonctionnalités actuelles des apps d'emails ? Pourquoi se laisser envahir et tomber dans l'improductivité ?

Cette question est critique, surtout à l'heure actuelle. L'envahissement est là, la souffrance issue de la sensation infinie que sa boite email ne se videra jamais est là aussi.

C'est comme si nos parents avaient en permanence leurs boites aux lettres remplies à toute heure de la journée et de la nuit. Ils seraient toujours en train de descendre les escaliers pour la vider et courir à la boite aux lettres pour répondre, en tenue de jour comme en pyjama. Des facteurs incessants délivreraient des recommandés rouges, déposeraient des newletters illisibles et des courriers formels. Il faudrait alors répondre immédiatement de la même façon. Un cauchemar qui les auraient épuisés. Et pourtant, c'est bien celui que l'on vit aujourd'hui.

Il faut bien comprendre deux choses et peu de gens les ont intégrées.

La première est que l'email est un mode de communication formel. C’est une forme de communication officielle des organisations. Il faut faire attention ! Les emails sont archivés et conservés, ils sont des preuves potentielles, ils peuvent véhiculer des recommandations, des instructions, des procédures.

Il est dangereux, impropre et critiquable d'utiliser l'email pour de la communication informelle. Pour cela, d'autres outils sont plus appropriés : le sms, le dm sur twtr, slack. C'est important ! Si vous envoyez des emails peu formalisés au sein d'une organisation, vous serez vite critiqué comme étant non structuré.

La seconde est que l'email est un outil asynchrone. Et cela, tout le monde l'a oublié ! L'email ne nécessite pas une réponse immédiate. Il faut arrêter l'hyperinflation des réponses rapides et non construites, qui deviennent donc informelles alors qu'elle mériteraient d'être formalisées. Il faut arrêter l'instantanéité.

Des alternatives prometteuses émergent : le paywall  ou la priorisation ! Prions qu'elles réussissent ! Pour la santé mentale de notre époque.

Post publié sur Medium.

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